文献管理に悩む

大学生の時に卒業研究に取り組んで以来、日に日に増えていく文献の管理について悩む日々が続いています。色々と試行錯誤しているのですが、未だに決まったシステムを構築することが出来ていません。学部時代、大学院時代は主に論文を印刷して読んでいましたが、iPadを購入してから文献を印刷することはほとんどなくなりました。しかしながら依然文献ファイルはどんどん増えていくわけで、そろそろこの辺で何らかの対策を本格的にしようと考えました。

これまでの悩みをよく考えてみると、次の2点がいつも問題点として挙げられました。1点目は保存場所の悩み。フォルダ分けをするのか時系列に並べるのか、などなど色々な選択肢があるのですがどれが一番使い勝手がいいだろうかという悩みです。2点目はファイル名。思い立って「これからはこうつけよう」と考えてもそのルール自体を忘れてしまうこともあったり、例外が発生したりするともうお手上げ。結局は未整理のまま、手付かずの状態でここまで来ました。

Mendeleyの導入

そこで、文献管理ソフトを(再度)導入しようと考えました。文献管理といえばEndNoteやPapers、Mendeleyといったものが有名でしょうか。まずは無料のものを使いこなそうと思いMendeleyを使用することにしました。

実はMendeleyは以前も試したことがあったのですが、イマイチ使いこなせていませんでした。書誌情報をうまく取り入れる方法が分からなかったり(面倒だったり)、書誌情報を入力しても肝心の文献ファイルの管理がおろそかになったりでしばらくして使うのをやめてしまいました。

今回はそんな失敗を踏まえて、Mendeleyを軸に如何に効率的に文献管理をするか、ということを考えました。その結果、まずはあまり多くを期待せず、以下の二つのみを軸にすることにしました。

(1) ファイル名を統一する:author_year_journal.pdf で統一。

(2) 管理する書誌情報を限定する:管理するものは、論文と書籍(book sectionを含む)のみ。論文集(○○Journal vol 5)などの管理はしない

(1)については、Mendeleyのpreferences→File Organizerの中にRename document filesというパートがありますので、そこで設定することができます。(2)については「論文」フォルダと別のフォルダを設定し(仮に「資料」とします)、「論文」フォルダにはジャーナルの論文やbook sectionのpdfファイルのみを入れるようにし、「資料」フォルダには口頭発表のスライドやレジュメを入れるようにします。「資料」フォルダは特にMendeleyで管理することはしませんので、Mendeleyに反映される文献は常に「論文」フォルダのみとなります。

また、boxというクラウドストレージサービス上に「論文」というフォルダを作成し、「論文」をMendeleyでwatch folderに指定しました。こうすることで、「論文」フォルダに入ってきた全てのファイルはMendeley上に(情報の正確さはどうあれ)登録されます。登録されたファイルについての書誌情報を整えると、ファイル名も自動的にauthor_year_journal.pdfにリネームしてくれます。

これでうまくいくかどうかは分かりませんが、論文名の統一という点と保管場所の一点化という点はとりあえず解決したように思います。後は文献を手に入れたどのタイミングで書誌情報を整理していくのかを自分の中で明確にしておかないとせっかく作ったシステムがうまく機能しないかもしれません。

 

9月11日追記

色々と設定を触った結果、ファイルが増えたり、訳の分からない名前(unknown_unknown_unknown(22)など)と変わってしまった部分があり、整理するのに膨大な時間がかかりました。複数デバイス間で書誌情報と文献ファイルを同期する際には必ず元データをバックアップしてから行うことをおすすめします。現在は、organize my filesの設定は全てoffにし、watch folderをbox上の「論文」フォルダに指定しています。そして、ライブラリに含まれている全ての書誌情報を整えた後、ライブラリのpdfを全て選択して右クリック→Rename Document Filesから一括リネームし、その後tools→check for duplicatesで二重に登録されたライブラリを整理しました。まだ完璧ではありませんが、ここまできれいに行えればとりあえず運用スタートという段階に立てたようです。ということで、上記のエントリーの方法はまねしないでください。

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